Informationen für (Verwaltungs-)Träger
Das Projekt drsKita zur Einführung der Verwaltungssoftware kitaplus wurde zum 31.12.2023 erfolgreich abgeschlossen und befindet sich seit dem 01.01.2024 im Linienbetrieb. Die Einführung der drsKita-Plattform 2.0 startet in 2024.
➜ Allgemeine Infos zur Software-Einführung finden Sie hier.
Wie Sie wissen, hat der Verwaltungsaufwand in Ihren Kindergärten in den vergangenen Jahren stetig zugenommen. Dies betrifft sowohl die Arbeit in den Einrichtungen selbst, als auch die Arbeit bei den jeweiligen ortskirchlichen Verwaltungsstellen. Immer mehr gesetzliche Regelungen müssen umgesetzt und beachtet werden, gleichzeitig verschärft sich die Personalsituation in den Einrichtungen immer stärker. Dies bedeutet, dass das Personal in den Einrichtungen zunehmend mehr Verwaltungsarbeiten erbringen muss und immer weniger Zeit für die wertvolle und wichtige pädagogische Arbeit am Kind bleibt.
Mit Hilfe des neuen Kindergartenverwaltungsprogramms sollen die Verwaltungsarbeiten in allen relevanten Bereichen erleichtert werden. Angefangen bei der Kinderaufnahme, über die Elternkommunikation bis hin zur Inventarverwaltung.
Ganz im Sinne der Kampagne „Meine Kita ist katholisch“ stärkt das Digitalisierungsprojekt die Stellung der katholischen Kindergärten in Württemberg. Digitale Services für Eltern, Kita-Fachkräfte und Verwaltungsstellen können zukünftig zum Aushängeschild eines jeden katholischen Kindergarten in der Diözese Rottenburg-Stuttgart werden.
So kommt die Software zu Ihnen
Nach einer erfolgreich durchgeführten Pilotierung erfolgt der Software-Rollout in unserem Projekt in drei Wellen. Die erste Rolloutwelle startet im Juli 2022, die zweite Rolloutwelle beginnt im Februar 2023 und die dritte Rolloutwelle beginnt im Juli 2023.
In jeder Rolloutwelle gibt es klar zugewiesene Rollen und Aufgaben. Auf Projektebene sind das ein:e Rolloutmanager:in und Rolloutberater:innen. Zusätzlich gibt es auf der Projektebene eine:n Schulungsmanager:in und Dozent:innen.
In den Verwaltungszentren wird eine Zentrale Ansprechperson bestimmt. Diese stellt die Projektleitung im VZ dar und koordiniert das Zusammenspiel der KBVs, Finanzabteilung und Einrichtungen. Zur Koordination werden mit diesem Konzept Exceltabellen ausgeliefert, welche die Aufgaben beinhalten und als Managementinstrument dienen.
Um eine optimale Zusammenarbeit mit der Projektleitung zu gewährleisten, werden Regel-Kommunikationstermine zwischen den VZs und der DRS bzw. dem Landesverband initiiert.
Zusätzlich unterstützen die KBVs die Einrichtungen als direkte Ansprechperson bei organisatorischen Fragen und stimmen sich in regelmäßigen Terminen zum aktuellen Stand des Projektes in den Einrichtungen ab.
Ihre Aufgaben bei der Einführung
Die KBVs werden (neben den Teilnahmen an Kick Off Veranstaltungen und Schulungen) Importtabellen vorbereiten, Daten im System kontrollieren bzw. ergänzen, bewilligte Gruppen erfassen und die Kitas dauerhaft unterstützen, sowie die erste Ansprechperson dieser bei organisatorischen Fragen sein. Weiter werden die KBVs (mit Unterstützung der Rolloutberater) die Schnittstellen-Anbindung zu kommunalen Anmeldesystemen koordinieren.
Das Sachgebiet Finanzen eines VZs ist (neben den Teilnahmen an Kick Off Veranstaltungen und Schulungen) für die Zusammenführung der Konten auf ein zentrales Abrechnungskonto pro Träger verantwortlich, muss SEPA-Informationen in Importtabellen eintragen, Einrichtungsstammdaten kontrollieren und vorbereitende Aufgaben ausführen (z.B. Übertragung der Gebühreninformationen je Kind).
