FAQs - Zur Einführung des Kitaverwaltungsprogrammes in der DRS

Warum führt die Diözese Rottenburg-Stuttgart ein Verwaltungsprogramm für Ihre Katholischen Kindergärten ein?
Mit einer zukunftsorientierten Verwaltungssoftware für Kindergärten und deren Verwaltung vereinfacht die Diözese Rottenburg-Stuttgart Verwaltungsvorgänge in und um die Kindergärten. Gleichzeitig werden Abläufe angepasst und Zuständigkeiten geklärt. Nicht zuletzt geht es darum Themen wie Datenschutz im Blick zu haben.

Ist die Nutzung der Software für die Kindergärten und Verwaltungszentren verpflichtend?
Ja, die Einführung der Software ist für die katholischen Kindertageseinrichtungen verbindlich. Es wird Schulungen und feste Einführungstermine geben.

Welche technischen Endgeräte werden benötigt? Wer finanziert diese?
Das Kindergartenverwaltungsprogramm kann über jedem internetfähigen Rechner/Laptop  genutzt werden, der an das diözeesane Intranet angebunden ist. Es wird über zentrale Server bereitgestellt. Für die Nutzung der zugehörigen Apps (vor allem der Gruppenapp) sind mobile Endgeräte empfohlen aber nicht zwingend nötig. Über Wlan betriebene Tablets in den Gruppen wären optimal, sind aber nicht zwingend Voraussetzung. Für die Nutzung der Gruppen-App stellt die Diözese jeder Gruppe imZuge des Rollouts einmalig ein Tablet zur Verfügung.

Welche technischen Voraussetzungen benötigt die KiTa?
Die KiTa muss vollständig an das diözesane Intranet angeschlossen sein. Neben den erwähnten Endgeräten ist (Intranet) WLAN für den vollumfänglichen Betrieb in den Gruppen notwendig. Die Apps können jedoch ggf. auch offline betrieben und dann synchronisiert werden. 

Braucht es eine DRS – Mailadresse zur Anwendung?
Für den Zugriff auf die zentralen Server benötigen Anwender eine persönliche DRS Mailadresse als Benutzername.

Wer trägt die Kosten für Anschaffung und  Lizenzen?
Die Kosten für die Lizenzen werden von der Diözese getragen.

In welchem Umfang darf das Tablet denn benutzt werden?
In Rahmen dienstlicher Tätigkeiten innerhalb des Kindergartens (nicht zu Hause). Es handelt sich um kein Gerät für Kinder/Eltern oder Ehrenamtliche, sodnern ausschließlich für das angestellte Personal vor Ort. Gerne darf das Tablet auf Ausflüge etc. mitgenommen werden (hierzu gibt es die offline Funktionalität der Gruppen-App; mit einem anderen WLAN-Netz verbunden werden darf das Gerät jedoch nicht).

Von wem darf das Tablet genutzt werden? Nur von den Kindergartenangestellten oder auch von den Kindern für z.B. Lern-Apps?
Nur durch die Angestellten im Kindergarten, da es am Intranet angebunden ist. Es ist primär ein Tablet für die Kindergartenverwaltung in den Gruppen und kein pädagogisches Tablet.

Dürften mit den Tablets auch Bilder gemacht werden und wie können diese dann auf den PC oder in das Kitaportal übertragen werden?
Ja, Bilder sollten aber weder dauerhaft auf den Geräten gespeichert werden noch in eine (unzulässige) externe Cloud synchronisiert werden. Es gelten die gleichen Regelungen wie auch sonst bei Fotos in der Einrichtung. In der kitaplus Gruppen-App soll es zukünftig optional (kostenpflichtig)  ein Modul zu Bildungsdokumentation geben, hier können Benutzer dann direkt Fotos über die Gruppen-App oder aus der Geräte-Galerie hochladen.

Dürfen Apps zum Bestellen von Fotos wie z.B. von DM oder Rossmann oder Cewe etc. geladen werden?
Wenn die Eltern für diese Themen ihr Einverständnis gegeben haben, spricht aus unserer Sicht nichts dagegen. Bitte beachten Sie dass die Diözese Rottenburg-Stuttgart hierfür jedoch keinen Support leisten kann.

Dürfen Apps für die Toniebox geladen werden und über das Tablet administriert werden?
Ja, solange diese nur durch die Angestellten administriert werden. Falls eine Apps nicht im Intranet funktionieren, gibt es von der Diözese keinen technischgen Support. Falls die Toniebox für die App-Steuerung im gleichen Netzwerk sein muss wie das Tablet, dürfte sich die Nutzung der App schwirig gestalten. Die Toniebox gehört nicht in das diözesane Intranet ("pädagogisches Spielzeug"; bitte in einem separaten Netzwerk betreiben), die Tablets hingegen müssen ins diözesane Intranet. Halten Sie bei Bedarf ggf. Rücksprache mit Ihrem offiziellen IT-Partner.

Was kann das Verwaltungsprogramm?
Die Basissoftware unterstützt bei der Erfassung und Verarbeitung sämtlicher Daten der Kinder und Familien, den sogenannten Stammdaten. Alle werden den Betriebsformen und pädagogischen Gruppen zugeordnet. Alle für den täglichen Betrieb benötigten Dateninformationen können nach Bedarf gefiltert werden.

Auch die Verwaltung des Anmeldewesens ist künftig digital möglich.

Für den täglichen Betrieb werden die entsprechenden Personaldaten erfasst und bereitgestellt.

Darüber hinaus unterstützt die Software im Bereich der Finanzen bei der Verwaltung der Barkasse, bei Verpflegungsabrechnungen und bei den Beitragsabrechnungen.

Über die Elternapp kann mit Eltern direkt und einfach kommuniziert werden, Einverständniserklärungen können gegeben und erfasst werden, Informationsschreiben können für Eltern gezielt bereitgestellt werden.

In der Gruppenapp werden Infos zur Gruppe wie die Anwesenheitszeiten verarbeitet.

Ist die Anwendung mobil möglich? Gibt es Apps
Die Anwendung des Verwaltungsprogrammes sowie der Apps ist mit Endgeräten mit Internetverbindung oder Wlan möglich.

Wer sind die Anwender?
Neben den Einrichtungen und deren Trägern werden die Verwaltungszentren (v.a. KBVen und der Bereich Finanzen)  in der Software arbeiten. Hierfür gibt es ein exakt zugeschnittenes Rollenkonzept das die Befugnisse der einzelnen Anwender bestimmt.

Wie zeitaufwändig ist die Arbeit mit dem Verwaltungsprogramm?
Zunächst bedeuten die Schulungen und das „Befüllen“ der Programme einen zusätzlichen Zeitaufwand. Mittelfristig soll der Verwaltungsaufwand in Kindergärten aber dadurch transparent, geordnet und vereinfacht werden. Nach der Inbetriebnahme und Einführung reduziert sich der Arbeitsaufwand.

Wann wird das Programm eingeführt?
Ab April 2022 wird die Software in zwei Kath. Verwaltungszentren (Ehingen und Horb) in einer Pilotphase eingeführt. Dabei werden die Anpassungen des Programms getestet und verschiedene Schnittstellen (zu anderen Anmeldeportalen, Finanzprogrammen und KDW) in Betrieb genommen.

Danach wird das Programm in drei Rolloutwellen (September 2022, April 23 und September 23) in der gesamten Diözese eingeführt. Die Verwaltungszentren werden den einzelnen Rolloutwellen zugeordnet.

Wie finden Schulungen statt?
Schulungen werden sowohl für die Anwender der Verwaltungszentren als auch für die Leitungen und jeweils eine weitere Person jeder Kindertageseinrichtung stattfinden. Die Mitarbeitenden der Verwaltungszentren werden durch das BO an zwei ganzen Tagen geschult, die Leitungen und weiteren Personen werden durch den Landesverband an drei Tagen (zu je 6 Stunden) geschult. Die Schulungen finden zu Beginn der Rolloutwellen statt.

Wer hilft wenn es Schwierigkeiten mit der Anwendung gibt?
Die Schulenden stehen zunächst für alle Fragen rund um die Anwendung zur Verfügung. Darüber hinaus wird es für verschiedene Themenbereiche Ansprechpartner geben. Auch der Softwarehersteller hält eine Hotline vor.

Was ist wenn die KiTa bereits mit anderen Programmen zur Verwaltung arbeitet?
Ziel ist es die Verwaltung einheitlich in der Diözese auf die neue Software umzustellen. Dazu können Daten aus anderen Programmen in der Regel importiert werden.

In zahlreichen Kindergärten gibt es auch selbst gestaltete (Excel) Tabellen und Anwendungen. Diese werden künftig nicht mehr benötigt werden.

Was ist wenn es ein Anmeldeprogramm bzw. Anmeldeportal der Kommune gibt?
Verschiedene Anmeldeportale können mit dem Verwaltungsprogramm „kommunizieren“ so dass die Anwender nur in einer Software arbeiten, die Daten dann in der anderen Anwendung gespiegelt oder importiert werden können.

Was ist wenn die Kita bereits mit einer Elternapp arbeitet
Ziel ist die Nutzung der Elternapp die durch die Diözese zur Verfügung gestellt wird. Die Anwendung entspricht dem Umfang marktüblicher Produkte, so dass bisher betriebene Apps nicht mehr benötigt werden. Die rechtzeitige Kündigung obliegt den jeweiligen Trägern.

Können Kommunen das Programm ebenfalls anschaffen? Zu welchen Konditionen?
Auch Kommunen können die Software anwenden. Die möglichen Konditionen und Preise sollen zentral durch den Landesverband verhandelt werden. Bitte signalisieren Sie ggf. Ihr Interesse an den Landesverband

Mit welchen Schnittstellen wird die Arbeit erleichtert?
Wie beschrieben wird es Schnittstellen zu verschiedenen Anbietern von Anmeldeportalen geben, ebenso zu in der Diözese verwendeten Finanzprogrammen. Die jährlichen Statistiken der Kindergärten werden direkt ins KDW (KiTaDataWebhouse) eingespeist.

Wie sicher ist das Programm hinsichtlich des Datenschutzes?
Die Software und alle Schnittstellen werden den aktuellen Anforderungen des Datenschutzes vollumfänglich gerecht. Die Diözese Rottenburg erstellt zudem eine Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA) nach §35 KDG.